Minder transportkosten, meer rendement: hoe ondernemers slimmer kunnen verzenden
Waar liggen de mogelijkheden om transportkosten te verlagen, wanneer loont groupage transport en hoe past duurzaam transport daarbij?
Ondernemen
De eerste werkplekken inrichten: ICT bij de start en groei van een bedrijf
Een startend bedrijf draait vaak op de privélaptop van de oprichter, een mailadres bij een gratis dienst en bestanden in een map op het bureaublad. Voor de eerste maanden is dat goed te doen. Met de eerste vaste opdrachtgevers, de eerste medewerker of een tweede vestiging verandert dat. Dan moeten gegevens gedeeld worden, moet een vertrekkende medewerker zijn toegang kwijtraken en mag een kapotte laptop niet betekenen dat een week werk verdwenen is.
Een eigen domein en een zakelijke omgeving
De eerste stap is meestal mail op de eigen domeinnaam. Dat oogt professioneler en voorkomt dat klantcontact aan een privéaccount vastzit. Een zakelijke omgeving zoals Microsoft 365 voegt daar gedeelde mappen, agenda's en overleg aan toe. Belangrijk is dat de omgeving op naam van het bedrijf staat en dat het hoofdbeheeraccount niet bij één medewerker of een externe partij ligt.
Wat werkplekbeheer inhoudt
Een werkplek is meer dan een laptop. Er hoort een besturingssysteem bij dat updates krijgt, software die is geïnstalleerd en bijgehouden, een gebruikersaccount met de juiste rechten en bescherming tegen malware. Werkplekbeheer houdt dat voor alle apparaten op orde, zodat elke medewerker op dezelfde manier en even veilig werkt.
Bij een groeiend bedrijf gaat het vooral mis bij de instroom van nieuwe mensen. Een laptop die op de eerste werkdag nog moet worden ingericht, kost al snel een dag. In het werkplekbeheer van pixelbyte.nl worden computers en laptops daarom vooraf ingericht, worden software, gebruikers en updates centraal beheerd en is de werkplek gekoppeld aan Microsoft 365 en de clouddiensten, met beveiligingssoftware van ESET op elk apparaat. Een nieuwe medewerker kan zo direct aan de slag.
Vaste afspraken bij komen en gaan
- Account, licentie en apparaat klaar voor de eerste werkdag.
- Toegang tot alleen de mappen die bij de functie horen.
- Bij vertrek: account uitschakelen, mail laten doorsturen naar een collega, apparaat terug en gewist.
- Een lijst van apparaten met serienummer en gebruiker.
Zulke afspraken lijken klein, maar ze voorkomen dat oud-medewerkers maanden later nog bij bedrijfsgegevens kunnen. Ook de plicht uit de AVG om persoonsgegevens te beschermen krijgt daarmee een praktische invulling.
Zelf doen of uitbesteden
Zolang er een paar werkplekken zijn, regelt de oprichter of een handige medewerker dit vaak zelf. Bij groei loont het om na te gaan hoeveel tijd dat kost en wat er gebeurt als die persoon er een week niet is. Een ICT-partner kan het beheer dan overnemen. Pixelbyte uit Alkmaar richt zich daarbij op organisaties met 1 tot 100 medewerkers en werkt zonder langlopende contracten, waardoor ook een jong bedrijf klein kan beginnen.
Meegroeien zonder opnieuw te beginnen
De keuzes bij de start bepalen hoe makkelijk een bedrijf later groeit. Een omgeving op naam van het bedrijf, werkplekken die op dezelfde manier zijn ingericht en een vaste route voor nieuwe en vertrekkende medewerkers vormen een basis waar de tweede, tiende of dertigste medewerker zonder verbouwing bij kan.
Nadia BergerRedacteur ondernemen